Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kotine osakeyhtiön henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 27.3.2020. Viimeisin muutos 27.3.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Kotine Oy(3011394-6) Sotilasmarssi 5 A 4 90670 Oulu

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Ilmari Aunio
ilmari.aunio@kotine.fi
044 5656 527

3. Rekisterin nimi

Kotine Oy:n asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n edellytysten mukaisesti Kotine Oy:n asiakassuhteiden hoitamiseen. Kotine on maalausalan yritys, joka tekee mm. julkisivumaalauksia ja kattojen maalauksia ja pinnoituksia. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näihin liittyvä asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys, johon asiakas on antanut luvan.

Kotine Oy käyttää henkilötietoja yleisesti asiakkuuden hoitoon ja kehittämiseen, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen, maksujen valvontaan sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen. Kotine Oy käyttää henkilötietoja etämyynti- ja suoramarkkinointitarkoituksiin henkilötietolain sallimin tavoin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot rekisteröidyistä asiakkaista:

-Henkilöön, asiakassuhteen hoitamiseen ja asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, muun muassa: Yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö

-Yksityisasiakkaan nimi
-Osoitetiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka)

-Sähköpostiosoite, puhelinnumero, www-sivujen osoite
-Ostotiedot kuten tuote-, hinta-, tarjous-, toimitus- ja laskutustiedot
-Markkinointiluvat (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti, sähköposti ja kohdennettu digitaalinen mainonta)

-Asiakassuhteen viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit ja puhelutiedot), reklamaatiot

-Osallistuminen Kotinen järjestämiin arvontoihin

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään tietoa mm. uutiskirjeiden vastaanottajien lukumäärästä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

​8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjän tiedostot ja tietojärjestelmä on suojattu yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla suojausvälineillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

​9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut ​EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet​ kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee kirjallisena lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

______________________________________